关于工作效率

有段时间协助一位院士写传记。老先生年近九十，不会用电脑，只能手写或口述，而且极为认真，反复修改是常态。开始工作之初，每天都在“什么时候才能写完啊”的忧虑中。但是很快被打脸，几个月后，抱着厚厚一本初稿，感触很深。

对比分析自己的工作状态，年轻力壮，熟练使用各种办公软件，打字很快，为什么效率比老人家还低？

根本上有两个最主要的原因。

1

工作开始前。

最根本的原因，在开始动手工作之前没有理清思路。没有深入思考一项工作的内在影响因素，这些影响因素本质上的关联、内在的逻辑；没有充分考虑工作的特点和重点；有时甚至都来不及制定一个合理的工作方法，便急于开始工作。

 

当我们接受一项工作，往往会有尽快把它完成的意愿或压力，很容易按以前的经验先开始工作，随着工作进行，逢山开路，遇水搭桥，这当然也可以。但是很可能会因为没有理顺内在逻辑，卡在某个环节无法进行，也有可能不得不面临中途返工。欲速则不达，如果有条件，还是尽早完成理顺关系这一步。工作进行当中，因为没有清晰的思路，还很容易受外界意见的影响，想兼顾各方意见，融合各种因素，不断改变工作方案和计划，不止是影响效率的问题，有时甚至会导致工作无法进行。所谓“五心不定，输得干干净净”。而且要真正从内心里去理清楚。这个理顺的过程从根本上是一个自我清理，自我认识的过程，心明才能手快。也是我们花时间在一项工作中，最有可能自我提升的一步，所以值得在一项新工作开始前去做好。

2

工作过程中。

心不定，边干着手里的活，边想着其他的事，不能专注于当下的工作。

这点很容易理解，大概也很容易有共鸣，很多人都有这个问题。本来精力就有限，又被杂七杂八的念头消耗掉了一些精力。甚至有时脑子里、心里特别乱，效率就会更低。

所以保证开展工作时的专注状态是保证工作效率的关键。但是专注也有反面的作用，特别专注的时候人就会相对紧张，反而影响了大脑的运转，所以在专注的同时还要放松，这其实是非常高的要求。

除了自身状态的专注，还有时间上的专注。在职场，往往会有很多事务性的工作，或是其他人的影响，打断了时间，分散了注意力。

本来思如泉涌时，忽然要个表必须马上填写，只好停下手头的工作，开始填表，诸如此类的事情，影响了主要工作的进行。这个问题相对好解决，比如有段时间很流行的蕃茄工作法，就可以比较好地解决这个问题，定个时间段，25分钟到40分钟内，决不从工作上移开注意力，邮件、电话、短信都不接。当然，对于下属职员想做到这点，需要点勇气。

也可以在晚上加个班，但是影响休息，偶尔为之可以，长此以往不可持续。

最后，再具体说说如何做到放松而专注吧。

我们练习吐气法的时候，经常会有这种情况：一开始练习，就开始想事情，而且有的时候还会想很长时间，其实这也很正常的，因为我们坐在那里一动不动，注意力都集中起来了，有什么挂念的事可能就会一直琢磨。

如果在练吐气的时候，一直琢磨事儿可能会觉得是种干扰，但如果平常工作的时候带入这种状态，是不是工作效率就会很高呀？而且可以达到一种理想的状态，既放松又专注，这种状态经过训练还会越来越强化。

我们开始工作之前，特别是写作、阅读这类工作，可以先吐气，练习一、两分钟，大概也就十几次吧，把自己带到这种放松而专注的状态里，然后再开始工作，效率一定会明显提高的。工作的过程中如果心烦意乱或者是注意力涣散，或者感觉有点儿疲惫的时候，那就再做十几次吐气，把自己的状态调整到当下能达到的最好的状态，然后再开始工作。

人一旦极为专注的时候，经常会屏住呼吸，工作时间一长就很容易疲惫，所以养成在工作间隙也能观察自己呼吸的习惯，大有裨益。观察到自己呼吸不够自然，就吐吐气，放松一下。

以上。

 

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